GESTIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto es muy importante ya que se enfoca en las personas que ejecutan el proyecto. Esta gestión incluye los procesos que organizan, gestionan y conducir al equipo del proyecto. El cual está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para llevar a cabo el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto se ejecuta. Cada miembro del equipo tiene roles y responsabilidades específicos, y la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto resulta beneficiosa ya que aportan su experiencia profesional durante el proyecto.

Dentro de esta gestión existe cuatro procesos que son:

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto.
• Desarrollar el Equipo del Proyecto.
• Dirigir el Equipo del Proyecto.

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Es importante documentar un plan para identificar los roles (denominación que describe a la persona encargada, ejemplo: analista de negocio, coordinador de pruebas, etc.), las responsabilidades (es el trabajo que se espera que realice el miembro del equipo del proyecto al realizar sus actividades), las habilidades requeridas para el proyecto, el organigrama y el plan para la dirección de personal, incluyendo el cronograma para la adquisición y   liberación del personal; así como las relaciones de comunicación.

El plan también puede documentar la identificación de necesidades de capacitación, las estrategias para fomentar el espíritu de equipo, los planes de reconocimiento y los programas de recompensas, las consideraciones en torno al cumplimiento, los asuntos relacionados con la seguridad y el impacto del plan para la dirección de personal a nivel de la organización.

La entrada del proceso son los requisitos de los recursos de cada actividad, los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización. Las herramientas y técnicas son el organigrama y la descripción de roles y responsabilidades, las relaciones de trabajo y la teoría de la organización y como salida se presenta el plan de recursos humanos.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto. El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección de los miembros del equipo, debido a contratos colectivos de trabajo, al uso de personal subcontratado, a un ambiente de proyecto. Es importante tomar en cuenta los siguientes factores, los cuales deben incluirse en la planeación del proyecto:

• El director debe negociar e influir sobre las personas.
• El no adquirir personal necesario puede impactar en el cronograma, presupuesto, satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos.

Las entradas para adquirir el equipo de los proyectos son el plan para la dirección, los factores ambientales de la empresa y los procesos de la organización. Las Herramientas y técnicas que utiliza el proceso es la asignación previa o anticipada de los miembros del equipo, la negociación en la asignación del recurso humano, la adquisición tanto del personal interno y externo para el proyecto y el equipo virtual, el cual tiene un objetivo común, cumpliendo con sus roles sin tener reuniones cara a cara. Dentro de las salidas del proceso se encuentra la asignación del personal del proyecto, el calendario de recursos y las actualizaciones al plan para la dirección del proyecto. 

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. Los directores del proyecto deben adquirir las habilidades necesarias para identificar, conformar, mantener, motivar, liderar e inspirar a los equipos para que logren un alto desempeño y alcancen los objetivos del proyecto.

Entre los objetivos de desarrollo de un equipo del proyecto, se incluyen:

• Mejorar el conocimiento y las habilidades a fin de aumentar su capacidad de completar los entregables del proyecto.
• Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del equipo para elevar la moral, disminuir los conflictos y fomentar el trabajo en equipo.
• Crear una cultura de equipo dinámico para mejorar la productividad tanto individual como grupal, a fin de intercambiar conocimientos y experiencias.

Como entradas al proceso de desarrollo del personal se encuentra la asignación del personal, el plan para la dirección que identifica las estrategias de capacitación y los planes de desarrollo para el equipo del proyecto y por último el calendario de recursos que identifica cuando los miembros del equipo pueden participar en las actividades de desarrollo. Las herramientas y técnicas del proceso son las habilidad interpersonal, la capacitación, el desarrollo del espíritu de equipo, las reglas básicas las cuales establecen el compromiso de cada uno de los miembros, la reubicación que implica colocar a varios miembros del equipo en la misma ubicación física y el reconocimiento y/o recompensa el cual lo obtiene la persona por su desempeño en sus actividades.

Las salidas del desarrollo del personal es la evaluación del desempeño como son las habilidades, mejoras en el nivel de competencias, reducción del índice de rotación de personal y mayor cohesión o integración del equipo de trabajo. Otra salida consiste en la actualización de los factores ambientales de la empresa. 

Dirigir el Equipo del Proyecto

Consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto. Para dirigir el proyecto es necesario tener habilidades de comunicación, ser objetivo, gestión de conflictos, negociación y sobre todo liderazgo, así como planes de estimulación y recompensas para el equipo del proyecto.

Dentro de las entradas para este proceso se encuentra la asignación del personal, el plan para la dirección, la evaluación del desempeño, los informes de desempeño y los procesos de la organización. En las herramientas y técnicas esta la observación y conversación la para estar en contacto con los miembros del proyecto, la evaluación del desempeño del proyecto para evaluar los objetivos de cada miembro, la gestión de conflictos la cual ayuda a la resolución de dichos conflictos entre los miembros del proyecto, el registro de asuntos, las habilidades interpersonales (liderazgo, influencia, y toma de decisiones eficaz). Las salidas de dirigir al equipo son las actualizaciones a los factores ambientales, las actualizaciones a los activos de los procesos, las solicitudes de cambio y las actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.